Odwołanie wysłanej wiadomości w Microsoft 365

Opóźnianie wysyłania

Outlook Web (w przeglądarce) oraz Nowy Outlook pozawalają na opóźnianie wysyłania o maksymalnie 10 sekund po naciśnięciu polecenia Wyślij.

Nie jest to odwołanie wiadomości, tylko możliwość anulowania wysyłki wiadomości, po tym, jak np. zorientujemy się, że zabrakło załącznika.

Funkcję ustawiamy w Outlook Web > Opcje > Poczta > Redagowanie i odpowiadanie > Cofanie wysyłania.

Funkcja działa niezależnie od adresata.

Odwołanie wiadomości – Recall

Odwołanie, czyli Recall, to usunięcie wysłanej wiadomości ze skrzynki adresata już po dostarczeniu. Czynności inicjowana jest przez nadawcę. Wiadomość jest trwale usuwana lub modyfikowana. Bez wiedzy i zgody adresata.

Nigdy nie było to proste, ponieważ polegało na usunięciu wiadomości z klienta poczty (Outlook) a nie z serwera poczty (Exchange Online). Teraz się to zmieniło. Wiadomości usuwane są z serwera. Jednak działa to wyłącznie dla adresatów wewnątrz organizacji. Usuwanie wiadomości skierowanych do zewnętrznych odbiorców powodowałoby zbyt dużą ingerencję w pocztę adresata. Microsoft, i słusznie, postrzega to jako naruszenie prywatności i danych odbiorcy poczty.

Jak działa odwołanie wiadomości dla wewnętrznych adresatów?

Nadawca odwołuje wysłaną wiadomość w Outlook Web (w przeglądarce) lub w Outlook Desktop dla Windows. Użytkownicy komputerów Apple Mac nie odwołają wiadomości w aplikacji Outlook dla Mac – muszą skorzystać z przeglądarki.

Czynność działa wyłącznie dla adresatów wewnątrz organizacji, którzy mają swoje skrzynki w Exchange Online.

‍

Raport o stanie odwołania wiadomości

Nadawca otrzyma raport skuteczności odwołania. Raport można eksportować do pliku csv.
‍

‍

‍

Czynność odwołania trwa kilka minut do 24 godzin w zależności od skali, czyli od ilości adresatów.

Można odwołać lub zmodyfikować (zamienić) już odczytane wiadomości. To ustawienie zależy od administratora.

‍

Pytania i odpowiedzi
‍

Co oznacza odwołanie wiadomości?

Odwołanie to trwałe usunięcie tzw. Hard Delete wiadomości w skrzynce adresata przez nadawcę.

‍

Czy mogę odwołać wiadomość wysłaną poza moją  organizację?

Nie.

‍

Czy mogę odwołać wiadomość wysłaną do adresata / adresatów w mojej organizacji?

Tak. Wymagana jest skrzynka pocztowa Exchange Online.

‍

Czy można odwołać odczytaną wiadomość?

Tak. Jednak administrator może wyłączyć taką funkcję dla całej organizacji.
https://admin.exchange.microsoft.com/#/settings

‍

Czy można odwołać wiadomość przeniesioną u adresata do innego folderu niż Skrzynka Odbiorcza?

Tak.
‍

Czy odbiorca musi otworzyć skrzynkę pocztową, aby odwołanie wiadomości było skuteczne?

Nie. Odwołanie wiadomości wydarza się w usłudze chmurowej, niezależnie od tego, czy odbiorca otworzył program do obsług poczty. Czyli odwołanie procesowane jest po stronie serwera poczty, nie po stronie klienta poczty elektronicznej.
‍

Czy adresat jest informowany, że wiadomość została odwołana?

Nie. Być może taka opcja zostanie kiedyś włączona przez Microsoft.
‍

Czy odwołanie wymaga, aby adresat korzystał z konkretnego programu do odbierania poczty?

Nie. Jedynym wymaganiem jest skrzynka pocztowa w Exchange Online, jednak zawsze w tej samej organizacji.

‍

Jak długo trwa odwoływanie wiadomości?

Zazwyczaj kilka (5) minut, zależy to od ilości adresatów. Po 24 godzinach czynność odwołania przestaje być automatycznie ponawiana.
‍

Czy odwołanie będzie zawsze skuteczne w 100%?

Nie. Zakładana jest skuteczność na poziomie 90%.
‍

Outlook Web (przez przeglądarkę) – jak odwołać wiadomość?

Klikamy prawym klawiszem na wysłaną wiadomość >  Działania zaawansowane > Odwołaj wiadomość
 
‍

‍

Outlook Desktop for Windows – jak odwołać wiadomość?

Otwórz wysłaną wiadomość w nowym oknie Outlook > Plik > Wyślij ponownie lub odwołaj > Odwołaj tę wiadomość. Można również usunąć nieaktualną wiadomość i jednocześnie zamienić treść na  nową, skorygowaną.
 

Outlook dla Mac – jak można odwołać wiadomość?

Nie można. Należy uruchomić Outlook Web (przez przeglądarkę).
‍

Czy powstaje raport odwołania dla nadawcy?

Tak. Nadawca otrzyma wiadomość z adresu Office365Reports@microsoft.com z linkiem do raportu. Wyniki można eksportować do pliku .csv. Nie można udostepniać linku do raportu, ponieważ dostęp wymaga logowania się nadawcy.

Czy wiadomości przesłane dalej zostaną odwołane?

To zależy od metody przesyłania dalej. Jeżeli przesłanie było efektem działania reguły administracyjnej (SMTP forwarding) – tak. Jeśli natomiast wiadomość została przesłana dalej manualnie przez adresata lub przez reguły Outlooka działające w skrzynce adresata – nie.
‍

Czy odwołane wiadomości wpływają na objętość skrzynki nadawcy?

Nie.
‍

Czy można odwołać wiadomość ze skrzynki współdzielonej (SharedMailbox)?

Tak. Należy to zrobić z folderu Elementy wysłane skrzynki użytkownika uprawionego do wysyłki. W przeciwnym wypadku opcja odwołania może być niedostępna.

Czy administrator może całkowicie wyłączyć możliwość odwoływania wiadomości?

Tak. Polecenie: Set-OrganizationConfig  -MessageRecallEnabled $false

Czy wiadomości odwołane są widoczne dla administratorów w raportach eDiscovery?

Tak.

‍