Poczta – kto jej nie potrzebuje?

Poczta elektroniczna jest standardem komunikacji. Potrzebuje jej każda firma. Jednak nie każda firma potrzebuje jej dla wszystkich pracowników. Kto zatem nie potrzebuje poczty?

Firmy przechodząc na pocztę Exchange Online często nie zadają sobie pytania, czy faktycznie wszyscy pracownicy potrzebują dostępu do poczty. Pytanie się nie pojawia, ponieważ działy HR czy kierownicy uważają, że brak poczty oznacza brak komunikacji wewnątrz firmy.

Jak pokazują nasze badania, efekt wdrożenia poczty w niektórych branżach jest taki, że po dwóch latach 80% pracowników wykorzystuje maksymalnie 5% pojemności skrzynki. Wielu nigdy się nie zalogowało. To oznacza, że firma płaci za coś, z czego nie korzysta. Płaci z przyzwyczajania do „starych” metod komunikowania się. Firmy powinny przechodzić na nowoczesne sposoby komunikacji i optymalizować koszt subskrypcji Microsoft. Dotyczy to zwłaszcza pracowników „nie-biurkowych”.

Profil

Profil pracownika w firmie zależy od branży i zestawu zadań, które pracownik wykonuje. Pracownicy produkcji, kierowcy, pracownicy utrzymania ruchu, personel sklepów – nie pracują przy biurku. Nie wykorzystają poczty. Komunikacja z nimi powinna wykorzystywać tańsze i lepiej dopasowane do profilu uzytkownika subskrypcje Microsoft.

Microsoft 365 F1 to subskrypcja za około 2 EUR miesięcznie. Oferuj Teams, kalendarz, zarządzania urządzeniami (w tym mobilnymi), Office do odczytu, ochronę informacji – ale nie oferuje poczty. Jest najlepsza dla pracowników „nie-biurkowych”, czyli tzw. Front Line Workers – pracowników „pierwszej linii”.

Nowoczesna komunikacja

Komunikacja wewnętrzna przebiega przez Teams. Mamy do dyspozycji podobne środowisko pracy i współpracy, jak w przypadku licencji Basic, czy Office F1 – wszystko, prócz poczty.

Nowoczesne organizacje korzystają z nowoczesnych form komunikacji. Do takich należą:

chat / konwersacja
rozmowy grupowe
rozmowy głosowe / video
szybka informacja o strukturze organizacyjnej (wiedza o tym z kim rozmawiam)
współpraca na dokumentach z zadaniami i komentarzami

Do tego integracja z aplikacjami wspierającymi efektywność w pracy. Zatwierdzenia zgody, zarządzanie pracą zmianową albo obsługa formularzy do reklamacji.

Tego wszystkiego poczta „nie potrafi”. A przy tym, kosztuje więcej niż F1.

Pracownikom „nie-biurkowym” zwyczajnie łatwiej jest zrobić zdjęcie telefonem i natychmiast załączyć je do konwersacji, niż pisać maile.

Więcej o scenariuszach pocztowych w video na kanale RedFlag na YouTube:
‍